ホテルの客室清掃を外部の清掃会社へ委託する目的は、単に「客室を清掃してもらうこと」だけではありません。
本来であれば、
「清掃スタッフの採用をホテル側で行わなくてよい」
「毎日のシフト管理を任せられる」
「欠勤が出ても清掃会社側で対応してもらえる」
「清掃品質の管理まで任せられる」
など、ホテル側の管理負担を減らせることも外注する大きなメリットです。
しかし実際には、清掃会社へ委託しているにもかかわらず、
「毎朝ホテル社員が清掃スタッフへ指示している」
「欠勤が出るたびにフロントが対応している」
「清掃後の客室をホテル社員が再チェックしている」
「スタッフ間のトラブルまでホテル側へ相談される」
といった状態になっているケースがあります。
これでは、清掃作業そのものは外注できても、清掃部門の管理業務はホテル側に残ったままです。
今回は、京都のホテルで客室清掃を外注する際に、ホテル側の管理負担を減らすために確認したい7つのポイントを解説します。
1．ホテル側と清掃会社側の役割を明確にする
まず重要なのが、どこまでをホテル側が担当し、どこからを清掃会社が担当するのかを明確にすることです。
例えばホテル側では、
当日のアウト・ステイ情報の共有
優先客室の共有
特別な清掃指示
設備不良への判断
などを担当します。
一方、清掃会社側では、
スタッフのシフト作成
出勤管理
客室の割り振り
新人教育
清掃進捗の管理
品質確認
欠勤時の人員調整
などを担当する形が考えられます。
役割が曖昧だと、問題が発生するたびにホテル社員が対応することになります。
契約内容だけではなく、日々の運営で誰が何を判断するのかまで整理しておくことが重要です。
2．清掃スタッフへの指示を現場責任者へ集約する
ホテル社員が清掃スタッフ一人ひとりへ直接指示する運用では、ホテル側の負担が大きくなります。
例えば、
「501号室を優先してください」
「今日は○○号室がステイ清掃です」
「この部屋を手直ししてください」
という指示を毎回個々のスタッフへ伝えている状態です。
一定規模のホテルでは、
ホテル側 → 清掃現場責任者 → 清掃スタッフ
という流れを作る方が管理しやすくなります。
ホテル側は責任者へ必要な情報を伝え、その後のスタッフ配置や作業指示は清掃会社側で行います。
連絡窓口を明確にすることで、ホテル社員が清掃スタッフを探して館内を回る必要も減らせます。
3．欠勤対応をホテル側へ持ち込まない体制を確認する
客室清掃では、スタッフの体調不良などによって当日欠勤が発生することがあります。
問題なのは欠勤そのものではなく、
欠勤が発生したときに誰が対応するのか
です。
清掃会社から、
「今日一人休んだので清掃が間に合わないかもしれません」
と報告されるだけでは、最終的にホテル側が対応方法を考えることになります。
本来は清掃会社側で、
代替スタッフの手配
担当客室の再配置
応援スタッフの調整
優先客室の再確認
などを行い、その結果をホテル側へ共有できる体制が理想です。
4．ホテル社員による「二重チェック」が常態化していないか確認する
清掃会社側でチェックを行っているにもかかわらず、ホテル社員が毎日すべての客室を再確認しているケースがあります。
導入直後や品質確認期間であれば必要な場合もあります。
しかし長期間、
清掃スタッフ → 清掃会社チェッカー → ホテル社員
と毎日確認しているのであれば、ホテル側の負担は大きくなります。
清掃不備が多いためホテル側の確認を外せないのであれば、チェック回数を増やすだけではなく、
なぜ一度で合格しないのか
を清掃会社側で改善する必要があります。
5．新人教育をホテル社員へ依存しない
清掃スタッフが入れ替わるたびに、
「ホテル社員が客室の作り方を教える」
「フロントスタッフが館内ルールを説明する」
という状態になっていないでしょうか。
ホテル固有のルールについて最初の共有が必要な場合はあります。
しかし、その内容を清掃会社側でマニュアル化・引き継ぎできれば、新しいスタッフが入るたびにホテル側が一から説明する必要はありません。
清掃会社側で新人教育を行い、一定の基準を満たしたスタッフを現場へ配置できる体制を作ることが重要です。
6．日々の報告内容を決める
ホテル側の管理負担を減らすためには、「何も報告しない」のではなく、必要な情報だけを整理して報告することが重要です。
例えば、
清掃完了室数
未清掃・保留客室
設備不良
忘れ物
大きな清掃不備
翌日以降に対応が必要な事項
などです。
ホテル側が毎回、
「今日は何室終わっていますか？」
「問題はありませんでしたか？」
と確認しなくても、決められた方法で必要事項が共有される状態を作ります。
ホテル側が情報を取りに行くのではなく、清掃会社側から必要な情報が届く状態が理想です。
7．問題発生時の窓口を一本化する
ホテル清掃では、日々さまざまな問題が発生します。
例えば、
清掃不備
スタッフ欠勤
備品不足
リネン不足
設備不良
スタッフ間の問題
などです。
そのたびに別々のスタッフからホテルへ連絡が来ると、ホテル側で状況を整理しなければなりません。
現場責任者または清掃会社の管理担当者が情報をまとめ、必要な内容だけをホテルへ報告することで、ホテル側の対応時間を減らしやすくなります。
「清掃を外注する」と「清掃部門を任せる」は違う
ホテル清掃の外注には、大きく分けて二つの考え方があります。
一つは、清掃作業をする人員だけを外部へ任せる方法です。
もう一つは、
人員確保・教育・シフト・進捗・品質・欠勤対応まで含めて清掃部門の運営を任せる方法です。
ホテル側の管理負担を本当に減らしたいのであれば、単価だけではなく、
「現場責任者は配置されるのか」
「新人教育は誰が行うのか」
「欠勤時は誰が対応するのか」
「清掃品質は誰が確認するのか」
まで確認する必要があります。
フロントや支配人が清掃管理に時間を取られていないか
ホテル社員の本来の業務は、宿泊者対応や販売管理、予約管理、施設運営など多岐にわたります。
清掃会社へ業務を委託しているにもかかわらず、支配人やフロントスタッフが毎日、
スタッフ配置 → 進捗確認 → 不備対応 → 欠勤対応
まで行っているのであれば、外注体制を見直す余地があります。
ホテル側と清掃会社側の役割を整理することで、ホテル社員が本来の業務へ集中しやすい環境を作ることができます。
株式会社LIBの京都でのホテル清掃
株式会社LIBでは、京都市内を中心にホテル・旅館・宿泊施設の清掃業務を行っています。
京都市内では87室・124室のビジネスホテルをはじめ、216室のシティホテルの一部フロアや84室のホテル定期清掃などの対応実績があります。
客室清掃だけではなく、
ベッドメイク
チェッカー業務
現場責任者の配置
スタッフ教育
進捗管理
共用部清掃
繁忙期の人員対応
など、ホテルごとの状況に合わせた清掃体制をご相談いただけます。
実際にLIBのサービスでは、客室清掃だけでなく管理スタッフによる現場管理にも対応しています。
ホテル側でどこまで管理を残すのか、清掃会社へどこまで任せたいのかを確認しながら、施設に合わせた運営方法を検討します。
ホテル側の清掃管理負担にお困りの場合もご相談ください
現在、
「清掃を外注しているのにホテル社員の仕事が減らない」
「毎日フロントが清掃スタッフへ指示している」
「欠勤対応までホテル側が行っている」
「ホテル社員が客室を再チェックしている」
「現場管理まで任せられる清掃会社へ変更したい」
といった課題がある場合には、清掃単価だけではなく、現在の役割分担を確認することが重要です。
株式会社LIBでは、京都のホテル清掃について、客室清掃だけでなく現場責任者・チェッカーを含めた運営体制についてもご相談いただけます。
まとめ
ホテル清掃を外注してホテル側の管理負担を減らすためには、
役割分担・責任者への指示集約・欠勤対応・品質管理・新人教育・日々の報告・問題発生時の窓口
を明確にすることが重要です。
清掃スタッフを外部から確保するだけでは、ホテル側の管理業務がそのまま残る場合があります。
人員確保から教育、シフト、進捗、品質管理まで含めて清掃会社側で運営できる体制を作ることで、支配人やフロントスタッフがホテル本来の業務へ集中しやすくなります。
京都でホテル清掃会社をお探しの方や、現在の清掃会社へ委託していても管理負担が大きいと感じているホテル・宿泊施設様は、株式会社LIBまでお気軽にお問い合わせください。
